Carlos Sena

São vários os benefícios da tecnologia de Portais. Entretanto, todos nós conhecemos pelo menos um caso de projeto de Intranet que falhou. Quais são os motivos?

Portais falham quando:

• Não tem um objetivo claramente definido – Uma Intranet precisa ter um objetivo, um mote, ou como diz o Ricardo Saldanha, um brasão. O contrário disso é o que eu costumo chamar de Intranet “big bang”, que em sua primeira versão quer abraçar o mundo. Um Portal deve ter um foco, que pode ser a prestação de auto-serviços de RH para os funcionários, melhorar a eficiência do Call Center ou centralizar as ferramentas da força de vendas. Se você não consegue explicar em poucas palavras quais são os principais problemas de negócio que a Intranet está resolvendo, é problema na certa;
• Tem os pilares desbalanceados – As Intranets tem três facetas: comunicação, colaboração e atividades. Todas empresas querem ver estas três facetas refletidas na sua Intranet, embora as doses sejam diferentes entre as empresas. A parte de Comunicação é a mais prevalente nas Intranets que tenho visto, e em algumas é possível encontrar ferramentas de Colaboração. No entanto, são as atividades que transformam as Intranets de um lugar para “ler” em um lugar onde “executar” as tarefas do nosso dia-a-dia. A maior parte do ROI justificável de uma Intranet vem das atividades, no entanto são poucas as empresas que implementam aplicações relevantes como foco principal. O ideal é encontrar um balanceamento entre estes três pilares;
• Confiam apenas na seleção técnica – Muitos projetos de Intranet são tratados como um concurso de beleza: as “candidatas” (ferramentas) são avaliadas segundo critérios arbitrários, em uma longa lista de atributos nem sempre lógicos, como os padrões suportados, conexão com o banco de dados X ou Y, linguagem de desenvolvimento Z, etc. De que valem estes “atributos”, se não descobrirmos para que servirá a Intranet? Este é um problema bastante comum às empresas públicas e às grandes empresas, na crença de que uma RFP técnica basta para um bom projeto de Intranet;
• Geram resistência à adoção, ou pior, indiferença – Normalmente a resistência à adoção tem origem nos problemas anteriores. Uma Intranet sem “caráter” não prende a atenção de ninguém. E não adianta apelar para o estratagema de colocar a Intranet como Home Page de todo mundo. Se a Intranet não for útil as pessoas vão sair dela rapidamente, ou mesmo clicar em “stop” antes da página carregar;
• São tecnologicamente inadequadas – Este é um problema comum em Intranets conduzidas pelas áreas de Comunicação, ignorando as orientações de TI. Normalmente este problema se desdobra em vários outros: plataforma incompatível com as demais aplicações, alto custo de manutenção por não respeitar os padrões, tripé desbalanceado (foco em comunicação, zero em atividades);
• Geram o caos – Este é um problema típico causado pelo vírus “SharePoint”. A empresa padroniza o “vírus”, pensando que criou um padrão para “as” Intranets corporativas. Depois descobre que cada departamento criou sua Intranet, sem respeitar qualquer padrão; os usuários geram aplicações mas ninguém sabe responder onde está a documentação ou quais são as contingências em caso de falha; o conhecimento é replicado entre os vários sites; não existe um mecanismo eficiente para buscar informações em todos os sites. Em suma, a governança inexiste.

Quais são os motivos que você acha fundamentais para o sucesso ou fracasso de um projeto de Intranet?

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